MENANGANI SURAT DAN DOKUMEN KANTOR

A. Pengertian, Fungsi, Jenis Dan Bentuk Surat

1.      Pengertian surat

surat adalah setiap tulisan yang berisi pernyataan dari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihak lain. Surat termasuk sebagai alat komunikasi tertulis. Begitu juga dalam organisasi, surat merupakan salah satu alat komunikasi administrasi antara sesama pegawai/pejabat baik secara interim maupun dengan pihak luar secara timbal balik. Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan kebiasaan-kebiasaan, tata cara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas, gaya bahasa, tata kesopanan, etika dan koda etik tertentu yang dalam bahasa administrasi di sebut tata persatuan.

2.      Fungsi Surat.

·         sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )

·         sebagai bahan pembukti;

·         sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah

·         sebagai alat pengukur kegiatan instansi;

·         sebagai sarana untuk memperpendek jarak.

3.      Jenis-Jenis Surat

a)      Menurut Sifatnya

1)      Surat pribadi (prive)

Surat pribadi adalah surat yang ditulis seseorang, isinya menyangkut kepentingan pribadi.

1.      Macam-macam surat pribadi:

·         Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan: surat perkenalan, surat untuk orang tua, kakak, dsb

·         Surat pribadi yang bersifat setengah resmi: surat lamaran pekerjaan, surat ijin tidak masuk kerja, surat ijin tidak masuk sekolah, dsb

2.      Ciri-ciri surat pribadi

·         Gaya bahasa sangat personal, bebas, tidak resmi serta boleh menggunakan bahasa sehari-hari

·         Tidak ada sistematika penyusunan surat yang baku

·         Pesan, amanat dan isi surat sangat beragam. Tergantung mood atau keperluan si pembuat

·         Tidak memerlukan kop surat dan aturan penulisan surat resmi lainnya

3.      Manfaat menulis surat pribadi

·         Pesan dapat tersampaikan meskipun jarak jauh

·         Mempererat tali persaudaraan

·         Sarana latihan menulis efektif

2)      Surat niaga

Surat niaga adalah surat yang dibuat oleh badan-badan usaha atau perusahaan yang isinya untuk kepentingan niaga.

1.      Macam-macam surat niaga

·         Surat permintaan penawaran

·         Surat penawaran

·         Surat pesanan

·         Surat pengiriman barang

·         Surat pengakuan penerimaan pembayaran

·         Surat pengaduan

·         Surat keberatan

·         Surat permintaan penangguhan pembayaran

·         Surat tagihan

·         Surat edaran

·         Surat promosi penjualan

·         Surat telegram dan penegasannya

3)      Surat dinas

Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah yang isinya menyangkut soal kedinasan.

1.      Macam-macam surat dinas

·         Surat dinas swasta: surat penugasan, surat penelitian, surat pemberhentian

·         Surat dinas pemerintah: surat perintah tugas, surat perjalanan dinas, surat teguran

2.      Ketentuan penyusunan surat dinas

·         Surat dibuat singkat, jelas, dan menggunakan bahasa yang baik dan benar.

·         Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.

·         Gunakan kata-kata yang nyata dan positif.

·         Hindari pengulangan kata / kalimat yang sama.

·         Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir.

·         Alamat surat ditujukan kepada pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”.

·         Dalam isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK, bisa ditingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut.

·         Pengganti untuk pengirim surat menggunakan kata “kami”

·         Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan.

·         Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan penandatanganan surat dan namanya

b)      Menurut jangkauannya.

1.      Surat intern, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unit-unit di lingkungan instansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalam instansi yang sama.

2.      Surat ekstern, yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepada instansi lain ( baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat dari pejabat lainnya ).

c)      Menurut prosedur pengurusannya.

1.      Surat masuk, yaitu surat yang di terima dari instansi lain.

2.      Surat keluar, yaitu surat yang dikirim kepada instansi lain

d)     Menurut urgensi pengirimannya.

1.      Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;

2.      Surat segera, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan paling lambat dalam waktu 2 x 24 jam;

3.      Surat biasa, yaitu surat yang pengirimanya menurut asas FIFO yaitu pengirimannya menurut urutan-urutan yang diterima oleh bagian pengiriman, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. Dengan batas waktu 5 hari.

e)      Menurut keamanan isinya.

1.      Surat sangat rahasia ( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkat keamanannya tertinggi sangat erat hubungan keselamatan negara. Jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak akan membahayakan keamanan dan keselamatan negara.

2.      Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus dirahasiakan oleh pihak-pihak yang bersangkutan. Apabila surat ini di bocorkan secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan martabat dan kewibawaan Negara, dapat mengakibatkan kerugian besar bagi Negara, atau menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.

3.      Surat terbatas/konfidensial ( biasa diberi kode K ), yang isinya hanya dapat diketahui oleh beberapa pejabat tertentu sesuai dengan sifat kedinasannya. Bilamana disiarkan tidak sah, dapat merugikan martabat dan kewibawaan pemerintah atau dapat menimbulkan hal-hal yang tidak diinginkan.

4.      Surat biasa disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidak termasuk dalam butir a sampai dengan c, namun tidak berarti isi surat tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

f)       Menurut jumlah penerimaannya.

1.      Surat Biasa, yaitu bila yang menerimanya hanya satu (seorang pejabat atau organisasi);

2.      Surat Edaran, yaitu surat yang ditunjukan kepada beberapa orang/pejabat/instansi;

3.      Surat Pengumuman, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompok masyarakat.

g)      Menurut tujuannya.

1.      Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang berisi sesuatu informasi yang perlu diketahui oleh orang banyak.

2.      Surat Perintah, yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang (misalnya dari seorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepada seorang bawahannya ) untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu.

3.      Surat Peringatan, yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang ( misalnya dari seorang atasan , kepada orang lain ( misalnya kepada bawahan ), karena yang bersangkutan melakukan sesuatu yang seharusnya tidak boleh dilakukan.

4.      Surat Permintaan, yaitu surat yang isinya menghendaki orang lain untuk melakukan sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan sipembuat surat

5.      Surat Panggilan, yaitu surat dari seseorang ( misalnya seseorang atasan ) kepada orang lain (misalnya seorang bawahan), agar yang bersangkutan segera menghadap atau menemui sipengirim surat.

6.      Surat Susulan, yaitu surat yang merujuk kepada surat yang dikirim terlebih dahulu ( sebelumnya ).

7.      Surat Keputusan, yaitu surat yang membuat sesuatu kebijaksanaan. Surat semacam ini biasanya dikeluarkan oleh pimpinan.

8.      Surat Perjanjian, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yang satu dengan pihak lainnya untuk melaksanakan sesuatu.

9.      Surat Izin, yaitu surat keterngan yang diberikan kepada seseorang untuk meperoleh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi yang bukan menjadi milik atau kewenangannya, untuk suatu periode tertentu

10.  Surat Laporan, yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan oleh bawahan kepada atasan.

h)      Menurut wujudnya.

1.      Kartu pos

2.      Warkat pos

3.      Surat bersampul

4.      Nota

5.      Memorandum

6.      Telegram

7.      Telex

8.      Surat pengantar

B.  Pengertian Surat Masuk dan Keluar

Surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

Surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Setiap kantor setiap harinya akan menangani surat-surat. Mungkin satu hari ada 1 surat, 2 surat, bahkan ratusan surat. Jumlah yang banyak tersebut jika tidak ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang bersangkutan.

Kerugian-kerugian tersebut antara lain:

·            Surat dan informasinya bisa hilang

·            Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata

·            Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Manfaat yang diperoleh jika ditangani dengan baik:

·            Surat akan tercatat dengan baik

·            Prosedur penanganan surat jelas

·            Surat akan tersimpan baik sehingga mudah untuk ditemukan

·            Rahasia akan terjaga

C.  Pola Kegiatan Administrasi

Dalam penyelenggaraan administrasi, ada dua pola yang digunakan:

1.   Pola sentralisasi

Merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat, yaitu ada unit tata usaha atau sekretariat dalam kantor yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk atau keluar. Pola ini banyak digunakan di lembaga pemerintahan atau BUMN. Dan tidak memungkinkan swasta pun menggunakan pola ini

2.   Pola desentralisasi

Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan di setiap bagian dari unit yang ada pada kantor. Artinya tidak ada unit tata usaha atau sekretariat di lingkungan kantor. Pola ini banyak dipakai di perusahaan swasta karena lebih efisien dan lebih cepat dalam penanganan administrasinya.

D. Perlengkapan dalam Penanganan Surat

1.      Baki surat (tray)

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas surat yang ada.

2.      Buku agenda surat masuk dan keluar

Buku ini harus disediakan jika penanganannya menggunakan sistem buku agenda

3.      Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar surat rahasia

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali. Digunakan untuk mencatat data surat yang masuk maupun keluar

4.      Secretaries desk file

Kumpulan map dengan kode jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditanganinya

5.      Alat tulis

Pulpen, pensil, penggaris, kertas catatan, stapler dan penjepit kertas

6.      Kertas dan amplop

Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop

7.      Alat pembuka surat

Pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pembuka surat

8.      Stempel

Stempel tanggal terima dan perusahaan

9.      Formulir tanda terima/buku ekspedisi

Formulir tanda terima digunakan pada pola desentralisasi dan buku ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi

10.  Lembar disposisi

Untuk mencatat transaksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi

E. Sistem Pengurusan Surat

Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan cara:

1.      Sistem buku agenda (sistem tradisional)

2.      Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)

3.      Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI

      Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara)

Dibuat oleh : Siti Norma Yunita