MENGELOLA PERTEMUAN / RAPAT

A.    Pengertian Rapat

1.      Menurut KBBI, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis. Sedangkan diskusi ialah pertemuan ilmiah untuk bertukar pikiran mengenai sesuatu masalah.

2.      Dalam buku Etika Komunikasi karangan Samsir Rambe: Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hash yang disepakati/disetujui bersama.

3.      Dalam buku Surat Menyurat dan Komunikasi penyusun Cut Rozanna, rapat adalah pertemuan antara para anggota di ling­kungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

4.      Dalam buku Etika Komunikasi Kantor, susunan Jg. Wursanto, diuraikan bahwa rapat adalah:

a.      Suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

b.      Alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

c.       Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

d.      Juga dapat dikatakan bahwa rapat adalah komunikasi kelompok secara resmi.

e.      Rapat adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

f.        Secara singkat dapat dikatakan pula bahwa rapat adalah pertemuan para anggota orga­nisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

B.     Tujuan Rapat

Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu:

1.      Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.

2.      Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.

3.      Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.

4.      Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi.

5.      Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.

6.      Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

7.      dan lain-lain.

Untuk menentukan tujuan rapat dapat dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan sebagai berikut.

1.      Apakah tujuan tersebut realistik?

2.      Apakah waktunya tepat?

3.      Apakah orang-orang yang terlibat atau panitia rapat sudah tepat?

4.      Apakah tujuan sesuai dengan AD (Anggaran Dasar) dan ART (Anggaran Rumah Tangga) organisasi atau perusahaan.

C.    Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat­syaratnya

1.      Jenis-jenis rapat

a.       Berdasarkan tujuan

1)      Rapat penjelasan

Rapat penjelasan ialah rapat yang dise­lenggarakan untuk tujuan menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.

Sebagai contoh:

·         Rapat penjelasan kepala sekolah di­hadapan guru untuk menjelaskan perihal pelaksanaan magang bagi peserta diklat di SMK.

·         Rapat penjelasan seorang direktur dihadapan para staf mengenai ke­adaan perusahaan secara umum.

·         Rapat penjelasan yang dilakukan seorang ketua kelompok agar para anggota kelompok mulai melaksanakan tugas sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku.

2)      Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.

3)      Rapat perundingan

Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.

b.      Berdasarkan sifat

1)      Rapat formal (formal meeting)

Rapat formal ialah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.

2)      Rapat informal (informal meeting)

Rapat informal ialah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi, misalnya tanpa undangan, terjadi secara kebetulan, di mana saja, kapan saja.

3)      Rapat terbuka

Rapat terbuka ialah rapat yang dapat di­hadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.

4)      Rapat tertutup

Rapat tertutup ialah rapat yang diseleng­garakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

c.       Berdasarkan jangka waktu

1)      Rapat mingguan

2)      Rapat bulanan

3)      Rapat semester

4)      Rapat tahunan

d.      Berdasarkan frekuensi

1)      Rapat rutin

Rapat rutin ialah rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, misal mingguan, bulanan.

2)      Rapat incidental

Rapat insidental ialah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu, karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

e.       Berdasarkan nama

1)      Rapat kerja

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna mem­babas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

2)      Rapat dinas

Rapat dinas ialah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi pemerintah).

3)      Musyawarah kerja

Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

2.      Syarat-syarat rapat

a.       Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirun­dingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.

b.      Pada saat rapat seluruh peserta hams berperan aktif.

c.       Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang di­sembunyikan serta prasangka).

d.      Adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat ber­hasil, setiap peserta rapat hams mengetahui syarat­syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain:

a.       Persiapan rapat

Secara garis besar persiapan yang harus dilakukan, yaitu:

1)      penentuan tujuan rapat dan acara rapat

2)      penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.

3)      penentuan tempat.

4)      Akomodasi

5)      Konsumsi

6)      media/peralatan

Mengenai persiapan rapat secara terperinci akan dibahas dalam materi berikutnya.

b.      Pelaksanaan rapat

1)      Suasana rapat berlangsung terbuka

2)      Para peserta rapat berpartisipasi aktif

3)      Adanya kendali dari ketua rapat

4)      Hindarkan debat kusir

5)      Bahasa harus komunikatif

6)      Hindarkan monopoli ketika berbicara

7)      Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

8)      Adanya notulen

9)      Acara rapat

10)  Media rapat

11)  Waktu

D.    Unsur-Unsur Rapat

Rapat yang termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, di antaranya:

1.      tujuan rapat

2.      masalah yang dirapatkan pemimpin rapat

3.      peserta rapat

4.      media rapat

5.      notulis atau sekretaris

1.      Tujuan rapat

2.      Masalah yang dirapatkan

3.      Pemimpin rapat

Tipe-tipe pemimpin rapat:

a.       Tipe otoriter

Tipe otoriter maksudnya ialah seorang pe­mimpin yang mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang paling berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan setiap keputusan hanya ditentukan dirinya.

b.      Tipe demokratis

Tipe demokratis maksudnya seorang pemimpin yang bersifat adil, terbuka, memberikan kesempatan kepada para peserta untuk mengemukakan pendapat, pandangan, pertanyaan atau saran-sa­ran, berperan aktif, ikut menentukan tujuan kelompok, pemimpin berusaha untuk membimbing dan mengarahkan peserta rapat, memberi pe­tunjuk, memberikan bantuan kepada para peserta kelompok.

c.       Tipe laissez faire

Tipe laissez faire atau tipe liberal maksudnya pemimpin rapat memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengambil berbagai macam langkah atau cara dalam menyelesaikan masalah. Peserta rapat

a.       Sifat atau karakter peserta rapci

Beberapa tipe peserta rapat, yaitu sebagai berikut:

1)      Tipe pemersatu

penuh pengertian, persahabatan, berjiwa besar, sabar, tekun/ulet, mempunyai sikap toleran.

2)      Tipe perantara

Bertindak sebagai perantara, atau sebagai penghubung antara yang satu dengan yang lain, baik perorangan maupun kelompok.

3)      Tipe pendengar

Peserta rapat dengan tipe pendengar termasuk peserta rapat yang pasif, tidak turut berperan serta secara aktif dalam rapat. Tipe pendengar umumnya orang yang bersifat pendiam (jarang berbicara).

4)      Tipe pemberi semangat

Peserta rapat yang termasuk pemberi semangat mempunyai sifat penggerak, kemauan, dan kemampuan bekerja yang cukup tinggi. Dapat mempengaruhi orang lain karena pandai membaca situasi, berwibawa, disegani sehingga mempunyai pengaruh baik di kalangan kelompok sendiri maupun di luar kelompok.

5)      Tipe inisiatif

Merupakan orang yang rajin, tekun, kreativitas yang tinggi serta mempunyai keinginan yang baik, untuk turut memikirkan pemecahan keadaan atau masalah.

6)      Tipe pemberi informasi

Pada saat rapat orang-orang yang termasuk tipe pemberi informasi selalu mernberikan informasi karena mempunyai pengalaman dan pengetahuan yang cukup banyak, mudah bergaul, dan dapat dipercaya.

7)      Tipe penyerang

Peserta rapat tipe ini bersifat pendobrak, menentang terhadap masalah yang sedang dibahas, pendapat, dan sikap orang lain. Sehingga dapat menimbulkan perdebatan dan perpecahan.

b.      Fungsi peserta rapat

1)      Sebagai penyumbang pendapat

2)      Sebagai penyimpul

3)      Sebagai penyumbang data

4)      Sebagai penerima basil keputusan

5)      Sebagai pembantu pemimpin

4.      Media rapat

Media rapat adalah fasilitas peralatan yang biasa digunakan dalam suatu rapat balk rapat dengan peserta yang sedikit maupun peserta rapat yang berjumlah banyak. Beberapa contoh media rapat, antara lain:

a.       ruangan, meja, dan kursi;

b.      lampu penerangan;

c.       papan tulis/white board;

d.      flip chart;

e.       sound system;

f.       ballpoint;

g.      buku;

h.      kertas;

i.        pensil;

j.        OHP (over head projector);

k.      komputer;

l.        dan lain-lain

5.      Notulis atau sekretaris

Jalannya rapat ditulis oleh seorang petugas khusus yaitu notulis atau sekretaris. Perihal notulis ini dibahas lebih terperinci dalam bab 3 bagian

E.     Teknik Penyelenggaraan Rapat

Teknik-teknik penyelenggaraan rapat terdiri atas kegiatan sebagai berikut.

1.      Persiapan rapat

a.       Why (Mengapa?)

Latar belakang diadakannya rapat. Para pe­serta rapat perlu mengetahui mengapa rapat perlu diselenggarakan.

b.      What (Apa?)

Materi atau masalah harus dirumuskan dengan tepat. Jangan sampai permasalahan dirumuskan terlalu luas.

c.       Who (Siapa?)

Orang-orang yang akan terlibat dan diundang dalam rapat harus disesuaikan dengan latar belakang diadakannya rapat dan masalah yang akan dirapatkan.

d.      Where (Dimana)

Penentuan tempat diselenggarakannya rapat harus turut diperhitungkan dengan sebaik­baiknya.

e.       When (kapan)

Penentuan waktu, tanggal, jam, hari, harus diperhitungkan dengan melihat kondisi atau situasi perkembangan organisasi atau peru­sahaan.

f.       How (bagaimana)

yang akan diselenggarakan (tertutup, terbuka ataukah yang lain).

hal-hal lain yang perlu dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat, yaitu sebagai berikut:

a.       Persiapan administrasi

Hal-hal yang berkaitan dengan persiapan administrasi, antara lain sebagai berikut:

1)      mengirimkan notula rapat sebelumnya kepada para peserta rapat.

2)      mengisyaratkan kebutuhan akan rapat se­lanjutnya.

3)      mengumpulkan bermacam keterangan atau data dan butir-butir acara rapat.

4)      memperhatikan hasil rapat atau perjanjian kesepakatan rapat terdahulu.

5)      membuat usulan acara rapat dan mendiskusi­kannya.

6)      menyusun secara sistematis setiap acara.

7)      menentukan peserta rapat.

8)      membuat surat undangan rapat atau konvokasi.

9)      menyusun acara rapat dan daftar hadir peserta rapat.

10)  memperhatikan dan menentukan media atau peralatan rapat seperti ruangan rapat, tempat duduk, bentuk tempat rapat, pengeras suara, OHP, lampu penerangan, penempatan tempat duduk peserta rapat, LCD projector, layar, flip chart, sound system, kertas, ballpoint, buku, pensil, tip ex, komputer.

11)  menyusulkan materi diskusi yang belum sempat dikirim.

12)  menyiapkan notulen.

b.      Persiapan ruangan

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam aturan ruang rapat, antara lain:

1)      cahaya penerangan

2)      ventilasi udara

3)      pengaturan tempat duduk

4)      penempatan peralatan.

c.       Persiapan akomodasi konsumsi

d.      Kesehatan dan keamanan

e.       Penyusunan proposal

Kegiatan yang memerlukan proposal sebelum pelaksanaan, antara lain:

1)      Hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan. urusan dinas, organisasi, perusahaan.

2)      Hal-hal yang berkaitan dengan hiburan. Misal, pentas seni, pasar amal, bazar, dan lain-lain.

3)      Perayaan hari besar nasional dan keagamaan. Misal, hari kemerdekaan, hari pendidikan, Isra Miraj, dan lain-lain.

Adapun cara menyusun proposal, yaitu sebagai berikut:

1)      Kata pengantar; isinya mengemukakan inti­sari proposal, -antara lain berisi alasan di­buatnya proposal.

2)      Pendahuluan; berisi dasar pemikiran diacla­kannya kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan, secara singkat.

3)      Maksud clan tujuan kegiatan secara jelas.

4)      Jenis kegiatan; contoh perlbmbaan, pemba­ngunan, pentas, amal.

5)      Rencana kerja; jadwal kegiatan, target yang ingin dicapai.

6)      Lokasi atau tempat kegiatan.

7)      Waktu kegiatan.

8)      Orang-orang yang terlibat kegiatan atau panitia pelaksana kegiatan.

9)      Dana; dituliskan secara terperinci danalbiaya untuk pengeluaran dan pemasukan;

10)  Harapan; ditulis dalam bagian kalimat pe­nutup, misal memohon agar orang yang menyetujui proposal turut aktif atau terlibat dalam pelaksanaan kegiatan.

11)  Lampiran-lampiran; daftar panitia, foto/denah yang berkaitan dengan kegiatan.

2.      Penyelenggaraan rapat atau pelaksanaan rapat

a.       Pembukaan rapat

b.      Pembagian tugas

Pada saat rapat berlangsung, adakalanya pembahasan masalah harus dilakukan dengan cara

·         Orang-orang yang harus mempromosikan barang

·         Cara mempromosikan barang, media cetak/elektronik

·         Pmebagian wilayah pemasaran

·         Peningkatan kualitas barang

·         Dan lain-lain

c.       Rapat kelompok

Topik yang telah dibagi-bagi oleh pemimpin rapat dibahas dalam rapat kelompok. Apabila dipandang perlu setiap topik dapat dibahas lagi dalam setiap subkelompok (kelompok yang telah dibentuk dibagi lagi menjadi subkelompok).

d.      Rapat pleno

Rapat pleno merupakan rapat para peserta rapat secara keseluruhan.

e.       Perumusan

Perumusan hasil rapat dapat dilakukan oleh tim perumus rapat (biasanya tim perumus rapat telah ditentukan sebelum rapat dimulai).

f.       Reproduksi

Hasil perumusan rapat atau kesimpulan rapat diserahkan kepada pemimpin rapat. Naskah basil rapat disahkan oleh pemimpin rapat sebagai hasil keputusan bersama dalam rapat. Setelah hasil rapat disetujui dan disahkan.

g.      Selingan atau istirahat

Acara rapat yang padat bukan berarti tanpa istirahat. Penyusun acara rapat harus menyelipkan waktu untuk istirahat makan, seperti makanan ringan, makan berat, dan waktu untuk istirahat serta waktu untuk sembahyang (salat).

3.      Pelaporan

a.       Buku Administrasi Perkantoran Modern karya The Liang Gie, ialah suatu dokumen sebagai hasil serangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.

b.      Buku Bahasa yang lugas dalam laporan teknik karangan Zaenal Arifin, adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan.

c.       Dalam KBBI, adalah segala sesuatu yang dilaporkan, berita. Sedangkanpelaporan ialah proses, cara, perbuatan melaporkan.

Secara garis besar, laporan terbagi atas dua macam, yaitu laporan hasil penelitian ilmiah dan laporan bukan hasil penelitian ilmiah.

Unsur-unsur laporan hasil rapat, yaitu:

a.       Pelapor

b.      Penerima laporan

c.       Bahan yang dilaporkan

4.      Sarana komunikasi (bahasa)

Ialah bahasa yang digunakan pelapor. Bahasa dalam laporan basil rapat hendaknya sederhana dan lugas agar mudah dipahami. Selain itu, bahasa harus komunikatif artinya bahasa yang digunakan harus bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku. Bahasa yang baik dan benar berarti memperhatikan hal-hal:

a.       Paragraf yang runtut

Paragraf yang baik ialah semua kalimat yang membentuk paragraf menguraikan satu gagasan dan kalimat-kalimatnya saling berkaitan/padu.

b.      Kalimat yang efektif

Kalimat yang efektif adalah kalimat yang berisi gagasan secara jelas, singkat, dan tepat sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku.

Agar kalimat yang kita susun dalam laporan rapat mudah dipahami, perhatikan petunjuk gut ini.

1)      Gunakanlah kalimat-kalimat pendek.

2)      Gunakanlah bahasa yang sederhana dan rnudah dipahami orang lain.

3)      Gunakan kalimat luas tanpa kalimat majemuk kalimat tunggal yang diperluas disebut kalimat luas).

Contoh:

Saya pergi = kalimat tunggal.

Saya pergi ke Bandung = kalimat luas

4)      Gunakan kalimat aktif.

5)      ?ilihlah kata-kata yang tepat (jangan ber~uakna _anda).

6)      Gunakan buku pedoman umum Ejaan yang Disempurnakan.

Selain keempat macam teknik penyelenggara‑at tersebut di atas, masih diperlukan langkah­ah selanjutnya, yaitu alat pengganda dan cara :nstribusian atau pengiriman. Mengenai hal ini dibahas secara khusus dalam bab 4.

F.     Identifikasi Keperluan Rapat

Secara garis besar keperluan rapat mencakup hal, yaitu:

1.      Bahan

2.      Alat

3.      akomodasi

Berikut ini kita bahas satu per satu ketiga keperluan rapat tersebut.

1.      Bahan

Yang dimaksud bahan di sini ialah materi atau zk masalah yang akan dibahas dalam rapat.Beberapa bahan yang harus dipersiapkan, yaitu:

a.       Notula, yang merupakan hasil rapat sebelumnya.

b.      Makalah atau kertas kerja yang akan dibahas dalam rapat.

c.       Beberapa peraturan yang dibutuhkan.

d.      Bahan-bahan acuan berupa buku, majalahl media cetak atau elektronik yang sesuai dengan materi rapat.

2.      Alat

Alat atau peralatan dan perlengkapan rapat yang harus diidentifikasi antara lain sebagai berikut:

a.       flip chart dan spidol.

b.      white board, alat tulis, dan penghapusnya.

c.       Over Head Projector (OHP) atau LCD Projec­tor dan layarnya.

d.      Sound system dan mike.

e.       Video shooting atau handy carp.

f.       Kamera dan isi kamera.

g.      Tape recorder dan kaset.

h.      Map atau tas untuk bahan-bahan rapat.

i.        Block note dengan ballpoint

j.        Name tag untuk peserta rapat.

k.      Peralatan menulis dimasukkan ke dalam map atau tas (buku, pensil, penghapus, penggaris, dan lain-lain.

l.        Kertas (HVS, doorslag, kertas stensil, kertas bergaris), stopmap, melhekter, ordner.

m.    Terminal data atau komputer, internet.

n.      Kalkulator mesin tik, mesin hitung, mesin pengganda/stensil, fotokopi, risograf, dan lain-lain).

o.      Dan disesuaikan dengan keadaan dan ke­butuhan rapat.

3.      Akomodasi

G.    Macam-Macam Tata Ruang Rapat

Pengertian tata ruang menurut para ahli adalah sebagai berikut.

1.      The Liang Gie dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern dikemukakan bahwa "Penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata ruang perkantoran".

2.      Menurut Litlefield & Petterson, dalam bukunya "Modern Office Management", mengatakan: "Office lay out may be defined as the arrangement of furniture and equipment within availeble flour space" (Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat perlengkapan pada luas yang tersedia).

Adapun tujuan penataan ruang kantor adalah sebagai berikut:

1.      memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2.      memberikan kondisi keij a yang baik bagi setiap orang, sehingga timbul kepuasan bekerja para karyawan.

3.      memudahkan pengawasan sehingga manager dapat melihat staf yang sedang bekerja.

4.      memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.

5.      menghindarkan diri dari kemungkinan saling mengganggu antara karyawan yang satu dengan karyawan yang lainnya.

6.      mempergunakan segenap ruangan dengan aik, sehingga setiap meter persegi, sudut atau -engah ruangan dapat dimanfaatkan untuk aerbagai aktifitas pekerjaan kantor.

7.      memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, aduh dan mengganggu dari pekerjaan yang sunyi.

8.      terciptanya kesan yang baik tentang organi-E:asi tersebut dari para relasi dan tamu yang ;atang.

9.      pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak -erpendek.

Menurut Drs. The Gie mengatakan bahwa tata ruang yang baik mempunyai beberapa keuntungan, di antaranya:

1.      mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena harus mondar mandir yang seharusnya tidak perlu;

2.      menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan;

3.      mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui satu bagian tertentu;

4.      memungkinkan pemakaian ruangan secara _fisien;

5.      pengawasan mudah dilaksanakan;

6.      _erciptanya suasana kerja yang menyenang-_ian.

Selanjutnya Drs. Moekijat dalam bukunya Tata sana Kantor, mengatakan tata ruang yang baik memberikan manfaat sebagai berikut.

1.      merencanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan pekerjaan

2.      penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat

3.      pengawasan dapat dipermudah

4.      hubungan dapat dipercaya

5.      perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik

6.      jalannya pekerjaan lebih lancer

7.      menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan

faktor yang harus diperhatikan dalam tata ruang rapat di antaranya:

·         pengembangan kantor pada masa yang akan datang;

·         gambaran perkembangan wilayah di masa yang akan datang;

·         sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor;

·         udara yang bersih dan segar;

·         ongkos pemeliharaan yang rendah;

·         fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

Dalam merancang dan menyusun tata ruang kantor perlu Anda perhatikan juga faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi terhadap penataan ruang kantor, yaitu cahaya, warna, udara, dan suara.

1.      Perencanaan cahaya

Dengan penerangan cahaya yang baik akan diperoleh beberapa keuntungan, di antaranya:

a.       hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.

b.      kualitas pekerjaan lebih baik

c.       kesalahan-kesalahan berkurang

d.      semangat kerja pegawai lebih baik

e.       mengurangi ketegangan dan kelelahan (mata dan rohani)

f.       prestise lebih baik untuk perusahaan

Ada empat cahaya buatan manusia, yaitu:

a.       Cahaya langsung

b.      Cahaya setengah langsung

c.       Cahaya tidak langsung

d.      Cahaya setengah tidak langsung

Dibawah ini merupakan daftar tentang banyaknya cahaya yang mesti digunakan di dalam menerangi sebuah kantor menurut para ahli penerangan di Amerika Serikat.

Macam Pekerjaan	Saran-saran besarnya cahaya (menurut perhitungan dengan FootCandle*)
1.      Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan tajam...ini meliputi pekerjaan mengenai huru-uruf atau angka-angka yang lembut, perbedaan warna yang samat atau untuk jangka waktu lama secara terus menerus. Contoh: memeriksa perhitungan, melakukan pembukuan dan menggambar	50 watt
2.      Pekerjaan yang membutuhkan pengliahatan biasa Contoh: membuat surat, mengurus arsip, melakukan rapat, bagian pembukuan dan menggambar	30 watt
3.      Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sepintas lalu Contoh: ruang aktivitas, resepsi, tangga gedung atau kamar mandi	10 watt
4.      Pekerjaan yang membutuhkan penglihatan sederhana Contoh: lorong atau jalan lalu lintas dalam gedung	5 watt

2.      Perencanaan warna

Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.

Macam-macam warna:

·         Warna primer: merah, biru, kuning

·         Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer

·         Warna tersier: campuran dari warna primer dan sekunder

Arti warna dan efek psikologis:

·         Merah:berani, sensual, merah

·         Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah

·         Hijau: alami

·         Biru: harmonis, tenang, lapang

·         Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang

·         Merah muda: ceria, romantis

·         Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruang:

·         Ukuran ruang

·         Lokasi bangunan

·         Lokasi ruangan

·         Tipe ruang

·         Bentuk ruang

·         Tinggi ruang

Dengan menggunakan warna yang tepat dan baik, akan diperoleh keuntungan, di antaranya

a.       kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pemandangan.

b.      mempunyai akibat yang tidak langsung ter­hadap efisiensi dan produktivitas pegawai.

c.       mencegah kesilauan akibat cahaya yang ber­lebihan.

d.      memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat kerja pegawai.

e.       mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Menurut Nadine Todd dalam bukunya "Office Practice and Secretarial Administration" mengatakan bahwa warna memberikan pengaruh terhadap tamu yang datang atau kepada orang yang harus dilayani, di antaranya:

a.       Kepercayaan terhadap kantor

b.      Efisiensi atau produktivitas

c.       Moral

3.      Perencanaan udara

Menurut Prof. Soetarman, bahwa "beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja". Untuk itu maka yang paling mendekati derajat celcius.

Untuk mengatasi udara yang panas dan lembab perlu diperhatikan hal berikut:

a.       mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC (Air Conditioning).

b.      membuat lubang-lubang udara (ventilasi).

c.       mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh para pekerja.

Dengan pengaturan udara yang tepat dan baik maka akan diperoleh keuntungan-keuntungan, di antaranya:

a.       kenyamanan bekerja pegawai terjamin

b.      produktivitas kerja yang lebih tinggi

c.       kualitas pekerjaan yang lebih baik

d.      semangat kerja yang lebih tinggi

e.       kesehatan pegawai terpelihara dengan baik

f.       kesan yang lebih baik dari para tamu

4.      Penataan suara

Kebisingan/gaduh berakibat pada:

a.       gangguan mental dan saraf bagi pegawai

b.      Kesulitan mengadakan konsentrasi

c.       Kesalahan yang lebih banyakahan yang bertambah

d.      Semangat kerja pegawai berkurang

Banyak suara terdapat dalam kantor yaitu: Haan, geseran kursi-kursi, suara mesin kantor dan suara di luar kantor.

Untuk mengatasi faktor suara yang sering yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendak-memperhatikan berikut:

a.       Langit-langit atau dinding ruangan dipakai an penyadap suara.

b.      Mesin-mesin tik di bawahnya diberi alas karet r_ a tipis.

c.       Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang -r-rtup rapat

d.      Lantai-lantai ruangan sebaiknya diberi alas «-=-~et atau semacam tegel dari bahan yang tidak _a v ak meneruskan suara.

H.    Teknik Menyusun Undangan Rapat

Surat tidak jelas dan terang pesannya, akan mengakibatkan:

1.      Tidak dapat dimengerti dan menimbulkan keraguan bagi penerima;

2.      Terjadi pemahaman yang salah (salah tafsir) pada isi surat;

3.      Tidak mendapat tanggapan atau jawaban se­gaimana diharapkan;

4.      tidak akan dapat mencapai maksud dan tujuan.

Dalam hal menulis surat, seseorang harus menguasai hal-hal berikut:

1.      Memahami atau menguasai pemakaian bahasa/ tata bahasa yang baik.

2.      Mengetahui permasalahan dan latar belakang­n ya.

3.      Memahami peraturan yang berkaitan dengan surat dan pekerjaannya.

4.      Mengetahui dan memahami kepada siapa is membuat atau menulis surat.

5.      Mengenal dan menguasai teknik menyusun surat dengan baik.

Ada beberapa syarat penulisan bahasa surat yang baik, yaitu sebagai berikut:

1.      Nada bahasa surat harus tepat

a)      hindari kata-kata atau kalimat majemuk,

b)      perhatikan aturan tata bahasa, dan

c)      terapkan sopan santun penulisan bahasa surat yang lazim.

2.      Penggunaan bahasa kalimat-kalimat yang sederhana

Kalimat adalah susunan kata yang teratur, yang menyatakan suatu pengertian.

3.      Rumusan isi surat

Isi surat dirumuskan secara singkat di bagian surat yang dikenal dengan "HAL atau PERIHAL". Rumusan tersebut harus menegaskan seluruh isi surat.

4.      Agar tidak terjadi salah penafsiran dari pembaca terhadap maksud dan tujuan isi surat, maka dalam penulisan surat harus jelas maknanya, untuk itu:

a.       hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang lazim (tidak umum) dan kalimat yang berbelit-belit serta panjang;

b.      pemilihan kata yang tepat, susunan kalimat sederhana, ungkapan yang wajar, teknik me­ngemukakan alinea yang teratur serta tulisan/ ketikan jelas dan benar akan memperjelas isi surat;

c.       penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta dalam menggunakan singkatan hanya yang sudah biasa/umum dipakai.

5.      Pengaturan alinea

Tiap-tiap bagian surat mempunyai kegunaan­kegunaan tertentu, di antaranya:

a)      untuk mengetahui dari instansi atau perusahaan mana surat tersebut dikirimkan;

b)      untuk mengetahui kota, tanggal, bulan, dan tahun surat dikeluarkan;

c)      untuk mengetahui tentang atau perihal surat dikirimkan;

d)     untuk mengetahui maksud, tujuan, dan ke­inginan pengirim;

e)      untuk mengetahui siapa nama dan jabatan pe­nanggung jawab surat;

f)       untuk mengetahui mungkin ada dokumen­dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat

Dari bagian-bagian surat inilah akan terbentuk sebuah surat.

Letak atau penempatan bagian-bagian surat dinas terdiri dari empat bagian utama, yaitu sebagai berikut.

a.       Kepala surat

b.      Pembukaan

c.       Isi surat

d.      Penutup

e.       Kepala surat

a.       Kepala Surat

Pada bagian ini dicantumkan nama instansi atau lembaga, alamat instansi atau lembaga, nomor telepon, lambang instansi, dan lain-lain.

b.      Pembukaan

Pada bagian ini terdapat:

1)      Tanggal surat,

2)      Nomor surat,

3)      Lampiran,

4)      Hal atau perihal,

5)      Nama dan alamat surat,

6)      Salam pembuka,

7)      Isi surat atau tubuh surat

c.       Penutup

Bagian penutup berisikan hal-hal sebagai berikut:

1)     Salam penutup

2)     Pejabat penandatangan

I.       Teknik Menyusun Agenda Rapat Dan Acara Rapat

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia yang dimaksud dengan:

1.      Teknik adalah:

a.       pengetahuan dan kepandaian membuat sesuatu yang berkenaan dengan hasil industri (bangunan, mesin, dan sebagainya)

b.      cara (kepandaian dan sebagainya) membuat sesuatu atau melakukan sesuatu yang ber­hubungan dengan seni

c.       cara sistematis mengerjakan sesuatu

2.      Agenda ialah:

a.       buku catatan yang bertanggal, untuk satu tahun;

b.      acara (yang akan dibicarakan dalam rapat)

3.      Acara ialah:

a.       hal atau pokok yang akan dibicarakar. (dalam rapat, perundingan, dan sebagainya); agenda;

b.      hal atau pokok isi karangan;

c.       perkara pemeriksaan dalam pengadilan.

4.      Rapat adalah

a.       pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis;

b.      sidang untuk membahas masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi;

c.       pertemuan staf untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

Berdasarkan arti harfiah istilah agenda rapat dengan acara rapat mempunyai arti yang sama. namun dalam hal rapat terdapat perbedaan antara agenda rapat dengan acara rapat. Dalam hal rapat, agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat, sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat.

Teknik menyusun agenda dan acara rapat adalah cara sistematis menyusun pokok masalah yang akan dibicarakan dalam pertemuan atau rapat.

Adapun hal-hal yang hams diperhatikan dalam menyusun agenda rapat, yaitu:

1.      mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat

2.      mengetahui tema dan tujuan rapat

3.      mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi:

a.       peserta rapat dari luar organisasi (ekstern)

b.      peserta rapat dari dalam organisasi (intern)

c.       peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran)

d.      jenis kelamin, usia, jabatan, status sosial, pendidikan (secara umum)

4.      mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat, pelaksanaan rapat

5.      mengetahui peralatan yang akan digunakan

6.      mengetahui keadaan calon pemimpin rapat

7.      mengetahui keadaan ruang rapat

8.      mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu istirahat

9.      mengetahui tata tertib rapat.

Untuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda rapat (sebanyak sembilan unsur) ditambah dengan:

1.      acara disusun sesuai dengan pokok permasalahan

2.      secara umum urutan acara rapat terdiri atas:

a.       pembukaan

b.      pengarahan dari pemimpin rapat atau ada pejabat tertentu yang memberikan penga­rahan

c.       pelaksanaan rapat (disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi), sebagai contoh:

1)      penjelasan atau pengarahan dari pe­mimpin rapat

2)      pembagian tugas berdasarkan kriteria/ ukuran tertentu yang dilakukan pe­mimpin rap at

3)      setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima

4)      mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap ketua kelompok

5)      mengkaji permasalahan yang timbul

6)      melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi

7)      tahap mengambil keputusan

8)      tahap menyimpulkan

d.      pemimpin rapat atau pembawa acara mem­bacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat dan diakhiri dengan penutupan.

3.      Pada saat menyusun acara rapat, penyusun harus memperhatikan waktu. Waktu untuk pelaksanaan rapat dibagi-bagi untuk selingan istirahat 10 menit untuk snack/kudapan dan minum (coffee break), untuk makan siang dan istirahat/shalat, untuk coffee break lagi apabila acara berlangsung sampai sore. Bila acara sampai malam hari tentunya ditambah lagi dengan makan malam.

Dibuat oleh : Nur Oktaviani