MENGELOLA DANA KAS KECIL

Istilah kas kecil atau Petty Cash sering sekali kita ketahui dalam kehidupan sehari-hari sedangkan dalam laporan keuangan, kas kecil itu merupakan akun yang khusus dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil dan rutin. Adapun beberapa karakteristik dasar dari kas kecil, yaitu:

1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh pihak Direksi. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.
2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari.
3. Disimpan di tempat khusus seperti kotak kecil yang biasanya disebut dengan petty cash box atau bisa juga di dalam amplop.
4. Ditangani atau dipegang oleh kasir kas kecil.

Dalam suatu perusahaan kas kecil memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional, terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil tersebut. Biasanya kas kecil digunakan dalam transaksi kecil yang terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahaan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Sehingga perusahan harus melakukan pengelolaan kas kecil secara baik karena jika tidak adanya pengelolaan setiap harinya maka dapat mengganggu kelancaran kegiatan operasional perusahaan. Contohnya apabila perusahaan kehabisan kas kecil, sedangkan kebutuhannya dalam pembelian ATK (Alat Tulis Kantor) atau materai harus dipenuhi dengan cepat, maka tidak mungkin kasir membeli barang tersebut dengan cheque atau debit card. Oleh karena itu ada beberapa tips dalam mengelola kas kecil, yaitu :

a. Menetapkan batas saldo kas kecil

Saat awal pembentukan akun kas kecil, pihak Direksi harus menetapkan saldo atas kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional perusahaan dalam suatu jangka waktu tertentu. Sebelum menentukan hal tersebut, terdapat dua metode pencatatn kas kecil yang bisa dipilih, yaitu metode imprest dan fluktuatif. Dalam metode imprest, saldo kas kecil selalu tetap sebesar jumlah saldo yang telah ditentukan. Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dikeluarkan. Sehingga pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Sedangkan pada metode fluktuatif saldo kas kecil tidak tetap tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

b. Menentukan Kasir Kas Kecil

Setelah menetapkan batas saldo, maka harus ada staf yang bertanggung jawab ataspengelolaan kas kecil atau biasanya disebut kasir kas kecil. Dikarenakan fungsi kas kecil digunakan dalam transaksi-transaksi kecil dan sifatnya rutin. Selain itu tidak semua staf bisa dijadikan kasir karena terdapat beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan dalam memilih seorang kasir, yaitu: menguasai dasar-dasar akuntansi, mampu menangani proses pembelian dalam jumlah kecil, konsisten, jujur dan menguasai program-program sederhana komputer, misalnya microsoft excel. Pihak Direksi juga sebaiknya memberikan pelatihan tentang penanganan kas kecil sebelum kasir memulai tugasnya. Diawali dari memberi petunjuk tentang tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil dan prosedur pembelian.

c. Pengisian Kembali Kas Kecil

Setelah batas saldo dan metode pencatatan kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada kasir umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada kasir kas kecil lalu dihitung secara fisik dan harus ada serah terima resmi dimana kasir kas kecil menandatangani tanda terima atas dana yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana tersebut. Apabila suatu saat saldo kas kecil tinggal sedikit maka kasir kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepadaFinancial Controller sesuai dengan metode pencatatan yang digunakan. Misalnya Lembaga A menggunakan metode imprest dimana saldo kas kecil tiap bulannya Rp. 5 juta, maka kasir kas kecil akan menerima jumlah yang sama tiap bulannya. Sedangkan Lembaga B menggunakan metode fluktuatif dimana waktu pengisian kembali kas kecilnya tidak tentu. Sehingga pada minggu pertama saldo kas kecilnya Rp. 2 juta ternyata pada minggu kedua tinggal sedikit maka dilakukan pengisian kembali. Jika pada minggu ketiga saldo kas kecil masih ada, maka tidak perlu diadakan pengisian kembali.

d. Penggunaan Kas Kecil

Kasir kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) kas kecil untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dariFinancial Controller. Untuk setiap pengeluaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran kas kecil yang ditandatangani oleh penerima dana (pembayaran). Setelah itu transaksi dicatat di dalam buku kas kecil dan bukti pengeluaran tersebut harus diarsipkan dengan baik.

Setelah dilakukan pengelolaan, kasir kas kecil harus selalu melakukan penghitungan terhadap fisik kas kecil setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Setelah dihitung, fisik kas kecil dicocokkan dengan pencatatan pengeluaran kas kecil yang telah dibuat oleh kasirkas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Hal ini akan dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya.Selain itu Financial Controller juga harus memeriksa fisik kas kecil dengan catatan yang telah dibuat oleh kasir kas kecil untuk mengantisipasi adanya kecurangan yang dilakukan oleh kasir kas kecil.

e. pembentukkan dana kas kecil

Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil. Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.

Pembentukan Dana Kas Kecil (Petty Cash) adalah dana yang dibentuk untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan dan jumlahnya relatif kecil.

Metode pencatatan Kas Kecil dibagi menjadi:

• Sistem dana tetap (imprest fund system)
• Sistem dana berfluktuasi (fluctuating fund system)

Sistem dana tetap

Pembentukan dana kas kecil: Kasir kas kecil diberikan sejumlah uang. Pada saat kas kecil hampir habis kasir kas kecil membuat laporan penggunaan dana untuk keperluan pengisian kembali dana kas kecil. Pengisian dana kas kecil selalu sebesar pengeluaran yang telah dilakukan. Jadi besarnya dana kas kecil selalu sama/tetap.

Contoh Kasus:

Pada tanggal 1 Desember PT. FATA membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut di bawah ini daftar perincian dana kas kecil:

Jurnal yang dibuat

Dimisalkan pada 31 Desember tidak dilakukan pengisian kembali, dan hasil kas opname menunjukkan informasi yang sama dengan contoh di atas, maka:

Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil. Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.

Sistem dana berfluktuasi

Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang mempengaruhi jumlah kas kecil, diantaranya:

1. Pembentukan dana kas kecil
2. Penggunaan/pengeluaran dana kas kecil
3. Pengisian dana kas kecil
4. Penambahan dana kas kecil, maupun
5. Pengurangan/penarikan kembali dana kas kecil.

Pencatatan dilakukan dengan segera setelah terjadi pengeluaran kas kecil, tidak ditangguhkan sampai dengan saat pengisian kembali dana kas kecil (seperti pada sistem dana tetap). Akun kas kecil pada dasarnya harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada di kasir kas kecil.

Oleh karena itu maka pada sistem ini harus diselenggarakan buku jurnal khusus (tersendiri).

Contoh kasus:

Pada tanggal 31 Desember 2005, PT. Shifa membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Desember 2005:

• 5 Desember Membayar rekening air & listrik Rp. 47.500
• 7 Desember Membayar rekening telpon & Fax Rp. 125.250
• 9 Desember Dibeli supplies kantor Rp. 17.500
• 12 Desember Biaya rapat dan pertemuan Rp. 31.250
• 19 Desember Dibayar biaya makan/minum karyawan Rp. 25.000
• 20 Desember Pengisian kembali dana kas kecil, cek sebesar Rp. 196.500 diserahkan kepada kasir kas kecil
• 23 Desember Dibayar biaya langganan Koran Rp. 12.500
• 27 Desember Dibeli perangko sebesar Rp. 5.000

Jurnal yang dibuat:

Kas Kecil

Saldo Kas Kecil Rp. 182.500

Pada sistem dana berfluktuasi ini, pada akhir periode tetap harus dilakukan kas opname.

Apabila dari hasil kas opname ternyata jumlah dana kas kecil berbeda dengan saldo menurut pembukuan, maka perlu dibuat jurnal penyesuaian (adjustment).

Contoh:

Pada tanggal 31 Desember dilakukan kas opname dan ditemukan:

1. Kas bon perjalanan dinas Direktur Utama Rp. 150.000 tertanggal 29 Desember
2. Uang kertas Rp. 24.750
3. Uang logam Rp. 6.250
4. Perangko yang belum terpakai Rp. 3.750

Total Rp. 184.750.

Karena dalam neraca, kas (termasuk kas kecil) harus disajikan sebesar jumlah uang yang benar-benar ada, maka berdasar kas opname tadi perlu dibuat jurnal penyesuaian sebagai berikut:

Jurnal Penyesuaian:

*) Selisih Kas: 182.500 – (150.000 + 31.000)

Dengan adanya jurnal ini, maka saldo akun kas kecil yang harus disajikan di neraca per 31 Desember 2005 adalah sebesar Rp. 31.000, sesuai dengan dana kas kecil yang ada (uang logam + uang kertas).

Dibuat oleh : Juhariyanti