SISTEM KEARSIPAN

SISTEM KEARSIPAN

A.    PENGERTIAN

system kearsipan adalah suatu rangkain kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat ditemukan cepat dan tepat.

kearsipan juga dapat didefinikasikan sebagai kegiatan yang meliputi penciptaan arsip,penyimpanan arsip (filling),penemuan kembali arsip (finding) dan penyusutan arsip (pengamanan,pemeliharaan,dan pemusnahan) sebagai bagian dari kegiatan kearsipan,filling mempunyai peranan yang sangat penting.

B.     TUJUAN FILLING SISTEM

1.   Menghemat waktu

Diling system yang baik harus dapat menghemat waktu.Maksudnya cepat dan tepat dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip bila diperlukan.

2.   Mengehemat Tenaga

Dalam penyimpanan dan penemuan kembali arsip tidak menimbulkan banyak gerakan dan tidak terlalu menguras pikiran.

3.   Menghemat Tempat

penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak.Dengan arti kata ruangan dan peralatan yang tersedia didalamnya hanya berisi arsip-arsip yang bernilai guna.

Tujuan pemakaian filling system lainnya adalah:

·         Meningkatkan efesiensi dan efektifitas kerja sumber daya manusia.

·         Mendukung tercapainya tujuan kearsipan.

·         Mendorong semua pihak untuk berperan aktif dalam tugas kearsipan.

·         Menciptakan suatu pedoman yang dapat dipakai sebagai acuan bagi pihak-pihak yang berhubungan dengan kearsipan

C.    KEUNTUNGAN FILLING SISTEM YANG BAIK

a.       Surat menyurat dapat diselenggarakan dengan sistematis kearah penciptaan efesiensi kerja.

b.      Memberi keterangan yang diperlukan.

c.       Bahan-bahan yang berhubungan dengan keputusan yang lalu dapat membantu perumusan kebijakan dimasa yang akan datang.

d.      Pengambilan keputusan yang tepat didasarkan atas system kearsipan yang baik.

D.    CIRI-CIRI POKOK FILLING SISTEM YANG BAIK

·         Tidak memakan tempat

·         Mudah dicapai

·         Sederhana

·         Ekonomis

·         Sesuai dengan jenis kegiatan dan besar kecilnya organisasi

·         Fleksibel

·         Mudah diterapkan

E.     ISTILAH-ISTILAH YANG BERKAITAN DENGAN FAILING SISTEM

·         Klasifikasi arsip

Klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip menurut urutan/masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi yang menciptakan atau menghimpun.

·         Indeks

Indeks adalah tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali

·         Kode arsip

Kode arsip adalah tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip.

F.     MACAM-MACAM FILLING SISTEM

Sistem penyimpan arsip yang berlaku di Indonesia saat ini ada lima macam,yaitu:

1)      Sistem Abjad

Sistem abjad adalah system penyimpanan dan penemuan kembali wrkat berdasarkan urutan abjad.Sistem ini merupakan system yang paling umum digunakan di kantor-kantor/perusahaan-perusahaan baik pemerintah maupun swasta.Sistem abjad tepat sekali digunakan untuk menyimpan warkat atau surat-surat berdasarkan nama-nama.

Keuntungan:

·         Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.

·         Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

·         Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan.

·         Mudah diterapkan.

Kelemahan:

·         Pencarian dokumen untuk nama orang harus diketahui nama belakangnya.

·         Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbedanama pengirimnya akan terletak terpisah dalam penyimpanan.

·         Petugas harus pandai mendindeks.

2)      Sistem Tanggal

System tanggal adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun,bulan,dan tunggal.

3)      Sistem Subjek

System subjek adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/perihal/pokok surat,

Keuntungan:

·         Mudah mencari topic yang diinginkan.

·         dapat dikembangkan dengan tidak terbatas untuk judul dan susunanya.

Kelemahan:

·         Sulit mengklasifikasi untuk hal-hal yang hampir sama masalahnya,padahal isi berbeda.

·         Kurang cocok untuk jenis surat yang banyak.

4)      Sistem Nomor

System nomor adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakan angka/nomor.

Keuntungan:

·         Nomor dokumen dapat dipakai sebagai referensi dalam korespondensi.

·         Nomor dapat di perluas sesuai dengan kebutuhan.

Kelemahan:

·         Memerlukan banyak map untuk penyimpanan berbagai macam dokumen.

·         Membutuhkan banyak waktu untuk mengindeks.

·         Memerlukan peralatan yang banyak dan ruangan yang luas.

5)      Sistem Wilayah

System wilayah adalah system penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan wilayah dimana arsip itu dibuat atau berasal.

keuntungan:

·         Mudah dicari bila wilayahnya sudah diketahui.

·         Apabila terjadi penyimpangan arsip,mudah diketahui.

Kelemahan:

·         Bila petugas tidak memilik wawasageografi sangat besar kemungkinan terjadi kesalahan.

·         Perlu adanya buku petunjuk yang member gambaran batas-batas wilayah yang menjadi tanggung jawab dan wewenang masing-masing cabang.

G.    MACAM-MACAM PERALATAN ARSIP

Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip. Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumnya dibuat menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, alumunium, besi, plastik, maupun bahan kuat lainnya.

Fungsi peralatan arsip adalah sebagai berikut:

1.      sebagai sarana penyimpan arsip

2.      alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan

3.      alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip bertahan lama

Peralatan arsip yang baik tentunya akan mendukung penyimpanan arsip secara maksima. Ada tida istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, ketiga istilah tersebut adalah pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral.

1.  Pengarsipan horizontal, yaitu penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) dimana arsip disusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) dimana arsip disusun berderet menyamping 

Setelah mengenali berbagai istilah dalam penyimpanan arsip, lalu kita beranjak pada macam-macam peralatan kearsipan, peralatan kearsipan merupakan bagian pekerjaan dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakanpun sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan, jenis-jenis peralatan kearsipan tersebut adalah:

1. Filing Cabinet 

Peralatan ini merupakan "idola" dalam kearsipan karena amat terkenal, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara vertikal berderet kebelakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau map gantung (hanging folder). Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.

Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam.

2. Rotary (alat penyimpanan berputar)

Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip delakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

3. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih dahulu arsip dimasukan ke daloam ordner atau ditumpuk secara mendatar.

4. Rak Arsip

Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.

5. Map Arsip

Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat. Arsip yang disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Map arsip ada beberapa macam, antara lain sebagai berikut.

·Stopmap folio, map yang memiliki daun penutup pada setip sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang masih dalam proses, tetapi juga untuk menyimpan arsip yang sudah in aktif.

·Map snelhecter, map yang memiliki penjepit di tengahnya. Map ini digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif, tetapi dapat juga menyimpan arsip aktif. Arsip yang ditempatkan di dalamnya terlebih dahulu harus dilubangi menggunakan perforator.

·Folder, map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan ke dalam kotak arsip secara vertikal.

·Hanging folder, folder yang mempunyai besi penggantun, besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filing cabinet. Hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada di dalamnya.

6. Guide

Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut.

·         Tab Guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan) arsip.

·         Badan Guide, berfungsi untuk menopang arsip-arsip yang ada di belakangnya

Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan filing cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika menggunakan ordner atau map snelhecter.

Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arisp berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide dibuat sesuai dengan ukuran arsip yang disimpan, tetapi jika arsip ukurannya kecil, maka guide juga kecil.

Posisi tab guide dapat diatur penempatannya, yaitu sebagai berikut.

·         Guide pertama, yaitu tab guide terletak pada posisi sebelah kiri, untuk menuliskan kelompok utama (main subject).

·         Guide kedua, yaitu tab guide terletak pada posisi atas bagian tengah, untuk menuliskan kelompok sekunder (sub subject).

·         Guide ketiga, yaitu tab guide terletak pada posisi atas sebelah kanan, untuk menuliskan kelompok tersier (sub-sub subject) atau untuk yang lebih khusus lagi.

7. Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.

Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

8. Stapler

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan menjadi:

·stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membendel maksimum 10 lembar kertas.

·stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu membendel 10-20 lembar kertas.

·stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membendel lebih dari 20 lembar kertas. 

9. Perforator

Perforator adalah alat untuk melubangi kartu, perforator dapat dibedakan sebagai berikut:

·Perforator dengan satu pelubang, digunakan untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama plastik, dan lain-lain.

·Perforator dengan dua pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan disimpan dalam map snelohecter atau ordner.

·Perforator dengan lima pelubang, digunakan untuk melubangi kertas yang akan dimasukan ke dalam ordner. 

10. Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut.

·Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.

·Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit. 

11. Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat in aktif. Biasanya terbuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral) berderet ke samping.

12. Alat Sortir

Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat yang diterima. Alat sortir mempunyai berbagai bentuk dan bahan . Ada yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan, misalnya logam, kayu, plastik atau karton.

13. Label

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasa diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

14. Tickler file

Adalah alat yang terbuat dari kotak kayu atau baja, yang berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil seperti, lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Di dalam tickler file dilengkapi juga dengan guide atau pembatas. Ticker file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

15. Cardex (card index) cabinet

Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini terbuat dari bahan besi baja.

16. Alat Penyimpan Khusus

Alat penyimpan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperti flash disk, CD, kaset dan sebagainya. Alat ini mempunyai beragam bentuk dan desain, karena sangat tergantung dengan perkembangan teknologi. Bahkan ada pula alat penyimpan data yang berada di dunia maya seperti GOOGLE DRIVE

Dibuat oleh : Ma' rifah